Ein Jour fixe ist ein zweckgebundenes und in regelmäßigem Rhythmus wiederkehrendes Treffen zu einem Gespräch und ein Instrument des agilen Projektmanagements. Meist besteht der Teilnehmerkreis aus einer festen Anzahl von Personen. Eine Digitalagentur bietet ihren Kunden bspw. im Rahmen eines Retainer-Vereinbarung einen Jour fixe an, um deren aktuelle Needs zu erfahren und die Kommunikationskanäle in Bezug auf die gegenwärtige Lage und anstehende Projekte offenzuhalten. Der Jour fixe dient auch dazu, die Arbeitsatmosphäre zu verbessern, den Teamgeist zu stärken und Konflikte zu lösen.
‚Jour fixe‘ ist eine Übersetzung aus dem Französischen und bedeutet ‚fester Tag‘. Er gehört in den Unternehmen zur Regelkommunikation, die keinerlei Einladung oder spezifischen Grund benötigt. Manche Organisationen verzichten zwar auf ein festgelegtes Protokoll, dennoch gilt es, im Vorfeld allgemeine Fragen zu klären, sodass alle vorbereitet sind und wissen, wie lange dieses Treffen dauern wird. Der Jour fixe dient dazu, das bestehende Vertrauensverhältnis zu internen oder externen Gesprächspartnern weiter zu festigen und trägt auch dazu bei, die Meetingkultur anderer Zusammenkünfte zu verbessern. Der Jour fixe wird in der Post-Corona-Ära vermehrt virtuell über Video-Calls umgesetzt. Das ist effektiv und erspart zeitliche, ökonomische und z. T. ökologische Ressourcen gegenüber erforderlichen Anfahrten zu Vor-Ort-Besprechungen.
Um den Jour fixe noch effektiver zu gestalten, sollte er immer durch eine klare Dokumentation der besprochenen Punkte und der festgelegten Aktionen ergänzt werden. Dies hilft allen Beteiligten, den Überblick über die Verantwortlichkeiten zu behalten. Zudem ist eine zielgerichtete Agenda hilfreich, um das Meeting strukturiert zu gestalten, sodass alle wichtigen Themen abgedeckt werden.
Zum Schluss noch zwei hilfreiche Tipps: Ein Jour fixe kann durch den Einsatz digitaler Tools wie Projektmanagement-Software noch transparenter gestaltet werden, indem bspw. Aufgaben und Fortschritte direkt festgehalten werden. Außerdem lässt sich durch KI-gestütztes Feedback die Effizienz des Jour fixe steigern. Die KI kann automatisch Zusammenfassungen der Meetings erstellen und direkt an alle Teilnehmer senden – so bleibt jeder auf dem neuesten Stand.