Es ist ein intuitiv verständliches Softwareprogramm, das von einem VoIP-Anbieter bereitgestellt wird und lokal auf internetfähigen Desktop-Rechnern, Laptops, Tablets und Smartphones funktioniert, wobei die Benutzeroberfläche meist dem eines Telefons ähnelt.
Das Softphone ist in dem Zusammenhang die benutzerfreundliche Oberfläche eines virtuellen Telefons, welches über das Internet funktioniert. Es zeigt die entsprechenden Ziffern, und der Nutzer kann diese wählen. Das Angebot ist vor allem für Unternehmen interessant, weil somit bspw. die gesamte Telekommunikation über ein Dashboard verwaltet werden kann. Das bedeutet, Telefonate werden automatisch protokolliert und Details können später abgerufen werden. Hinzu kommen gemeinsame Kontaktlisten. Die Teammitglieder brauchen keine persönlichen Telefone zu nutzen, denn die Software wird auf ihren Endgeräten installiert. In der Basisausführung ist die Software oftmals gratis.
Beim Softphone wird entweder ein integrierter Lautsprecher des Geräts genutzt oder auch Kopfhörer, Bluetooth-Lautsprecher oder ein Headset. Die Stimme wird digitalisiert und ins Netz übertragen. Softphones sind kostengünstig, weil sie sich ohne größere Hardware und Aufwand auf jedem internetfähigen Endgerät installieren lassen. Sie sind darüber hinaus mobil und flexibel, weil es sich um cloudbasierte Lösungen handelt, die überall auf der Welt genutzt werden können. Die Softphone-Software ist recht einfach zu aktualisieren, die Updates können sogar remote erfolgen. Hinzu kommt: Softphones sind gut zu skalieren und bieten eine hohe Funktionalität. So lassen sich Anrufe problemlos tätigen, Bildschirme teilen, Nachrichten versenden, Click-to-Call und anderes mehr handhaben. Ein Anrufer kann mit einem einfachen Drag-and-Drop weitergeleitet werden. Der Sprachverkehr ist beim Softphone meistens verschlüsselt.