Hierbei wird auf mehreren Flipcharts großflächig ein Prozess erarbeitet, festgehalten und geordnet protokolliert. Dabei verbinden sich farbliche Illustrationen und Texte in Echtzeit. Das Ergebnis sind ausdrucksstarke Bilder, die all das sichtbar machen, was sonst im weiteren Ablauf verloren ginge. Teilnahme und Umsetzung eines Graphic Recordings soll Beteiligte emotional und rational engagieren sowie Erinnerung aktivieren.
Graphic Recording erinnert entfernt an das kleinere und intimere Sketching, mit dem etwa in der professionellen Webentwicklung eine Sitemap erstellt wird. Es ermöglicht, genau solche Entwicklungen und Kernaussagen plausibel zu protokollieren, nur eben um ein Vielfaches größer und vor Publikum. Kernaussagen werden herausgearbeitet, Wiederholungen vermieden, Erinnerungen gefördert. Im Grunde entsteht beim Graphic Recording mit visuellen und textlichen Mitteln eine durch Zuhören und Filtern eigene kreative Bild-und-Text-Kombination. Zudem erschafft das Graphic Recording ein Gemeinschaftserlebnis in der Gruppe und fördert eine positive Zusammenarbeit. Graphic Recording erfordert eine gute Organisation im großen Format, wobei heute vermehrt digitales Graphic Recording verwendet wird, das dann auf die Wand gestreamt wird. Die so entstandenen Illustrationen können auch als Grundlage für Webillustrationen oder animierte Erklärvideos dienen.