Agentursoftware

Eine Agentursoftware wird besonders für die Verwendung in Agenturen wie einer Motion-Design-Agentur, Usability-Agentur oder Digitalagentur entwickelt. Das ist in der Regel ein Projektmanagement-Tool, das Kollaborations- und Kommunikationssoftware integriert. Hinzu kommen je nach Anbieter Workflow-Automatisierungen, Online-Automatisierungs-Tools, Analytics- und Tracking-Software. Unsere Agentur verwendet mit QuoJob einen der Marktführer als Agentursoftware.

Eine Agentursoftware ist ein wichtiges Instrument, Projekte übersichtlich und kosteneffizient umzusetzen. Sie ermöglicht einen modernen Workflow und Workaround, der vereinzelt sogar für jedes Projekt individuell erstellt und optimiert werden kann. Meistens ist die Software eine Cloud-Computing-Lösung oder ein SaaS-Angebot.

Dank einer Agentursoftware lassen sich sämtliche betrieblichen Prozesse des Unternehmens transparent abbilden, strukturiert planen und differenziert auswerten – mit dem Ziel, den Return of Invest zu verbessern und Kosten zu senken. Standardaufgaben und wiederkehrende Arbeitsabläufe lassen sich automatisieren, Kostenvoranschläge und Rechnungen komfortabel erstellen und Reports fürs Controlling mit Budget- und Ressourcenübersichten effizient erstellen. Durch die Speicherung aller Agenturkontakte in einer zentralen Datenbank lassen sich Funktionen für die gesamte Kommunikation und für betriebswirtschaftliche Zwecke verknüpfen. Im Idealfall wird anbieterseitig eine differenzierte Rechtevergabe durch Lizenzabstufungen ermöglicht, sodass die Geschäftsführung einer Agentur sehr genau bestimmen kann, welches Teammitglied welche Berechtigungen zur Systemnutzung erhalten soll.

Das Herzstück einer Agentursoftware ist im Allgemeinen das zentrale Zeiterfassungsmodul. Nachdem bereits 2019 der EuGH einen Beschluss zur Nachweiserbringung geleisteter Arbeitszeit in europäischen Unternehmen verabschiedet hatte (C-55/18 – CCOO), schloss sich 2022 mit einem Grundsatzurteil auch das Bundesarbeitsgerichts (BAG – 1 ABR 22/21) an. Demzufolge sind alle deutschen Unternehmen in der Pflicht, einen Arbeitszeiten-Nachweis – und nicht nur explizit für erbrachte Überstunden – zu gewährleisten. Mit einer Agentursoftware, die über ein Zeiterfassungsmodul verfügt, wird nicht nur der Rechtslage entsprochen, sondern lassen sich die zuvor erwähnten kaufmännischen Analysen systemseitig abrufen (Kosten-Nutzen-Erhebungen, Effizienz von Projekten, Auswertung für künftige Personal-/Zeit-Bedarfsplanung etc.).

Nicht jede Agentursoftware enthält alle Komponenten, doch meistens die Kernfunktionen, u. a. diese:

• Kontaktverwaltung,
• Kalenderverwaltung,
• Dokumentenmanagement,
• Mitarbeiterverwaltung (HR),
• Personal- und Ressourcenplanung,
• Digital Recruiting,
• Customer-Relationship-Management (CRM),
• Projektmanagement und Projektcontrolling,
• Mediaabwicklung,
• Buchhaltung,
• Controlling/Reports,
• Zeiterfassung,
• Materialerfassung,
• Schnittstellenverwaltung.

Bei der Wahl einer Agentursoftware sollte neben den technischen Möglichkeiten des Systems auch auf den Support geachtet werden. Wer bietet neben ‚Schema F‘ Lösungen auch custom-made an? Wer reagiert schnell und kompetent, wenn es mal ein Problem gibt? Auch die Verfügbarkeit der Agentursoftware als mobile App ist für Agenturen ein wichtiges Kriterium.