Eine E-Mail-Signatur ist ein Text- und Bildabschnitt, der sich am Ende einer E-Mail befindet. Der Absender hat ihn einzurichten. Für Unternehmen ist sie als eine Art Impressum Pflichtbestandteil und durch Leerzeichen oder Minuszeichen deutlich vom Rest der Mail zu trennen. Die E-Mail-Signatur kann auch durch zusätzliche Botschaften als Marketing-Möglichkeit genutzt werden.
Eine E-Mail-Signatur wird in der Regel von Unternehmen verwendet, die dort rechtliche Hinweise zu hinterlegen haben. Das sind Pflichtangaben wie Name der Firma, Rechtsform und Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder. Hinzu kommen weitere Informationen und Kommunikationskanäle wie etwa die Mobilfunk-Rufnummer, Instant-Messaging-Kennungen, Adressen von Profilseiten aus sozialen Netzwerken u. v. m. Doch Vorsicht! Fehlende und fehlerhafte Angaben können juristisch abgemahnt werden, weil geschäftliche Mails als Geschäftsbriefe gehandhabt werden. Hinzukommt häufig noch ein sogenannter Disclaimer, der auf die Besonderheit der Daten abzielt und auf den Datenschutz der vielleicht unverlangt zugesandten E-Mail verweist.
Doch auch zu dezenten und zielgerichteten Werbezwecken kann die E-Mail-Signatur mit genutzt werden. Der Begriff lautet aus dem Englischen kommend ‚E-Mail-Signature-Marketing‘. In der Signatur wird dann zusätzlich zu den oben genannten Pflichtangaben auf Produkte, Veranstaltungen, Awards, Zertifizierungen, Blogbeiträge und Stellenangebote o. Ä. hingewiesen. Dafür werden bspw. Webbanner, GIFs, Illustrationen oder Fotos eingesetzt. Hier ist zu beachten, dass solche zusätzlichen Elemente eine maximale Größe von 100 KB nicht überschreiten und in der Gestaltung gleichermaßen dezent und präsent erscheinen.