Die Software für Personalverwaltung ist heute in den meisten HR-Abteilungen der Unternehmen Alltag und zentraler Bestandteil der modernen Mitarbeiterverwaltung und Mitarbeiterführung. Eine solche Software gehört auch zum immer wichtiger werdenden E-Recruiting, zudem existieren Überschneidungen zum Talent Recruiting.
Eine Software für Personalverwaltung automatisiert vielfach Routineaufgaben und ordnet Personalverantwortlichen einen Weg in eine wirklich übersichtliche Daten- und Dokumentenverwaltung. Sie kanalisiert den Schriftverkehr, sorgt für ein übergreifendes Bewerbermanagement und sorgt beim Datenexport für das nötige Personalcontrolling. Zudem erinnert es die HR-Mitarbeiter mithilfe automatischer Benachrichtigung an wichtige Termine. Die Software unterstützt auf dem eigenen Stellenportal die Entwicklung aussagekräftiger, im Corporate Design gehaltene Stellenausschreibungen. Dokumente und Informationen für das On- und Offboarding werden sicher verwaltet; so wird die Führung einer Personalakte vereinfacht.
All diese Prozesse können automatisiert und standardisiert werden, sodass im Unternehmen mehr Zeit bleibt, sich um die Kandidaten und deren fachliche Einarbeitung zu kümmern. Zusätzlich bietet eine Software für Personalverwaltung oft auch ein durchdachtes Compliance Management, sodass alle Mitarbeiter wichtige administrative Unternehmensdokumente erhalten und auch lesen. Ähnliches gilt für ein übersichtliches Arbeitsmittel-Management. Bei jedem Firmenschlüssel, Smartphone oder Dienstfahrzeug ist es somit nachvollziehbar, wo sich dieser Gegenstand jeweils befindet.
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, erinnert das System bspw. an die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses und unterstützt mit entsprechenden Vorlagen. Dabei werden Kennzahlen aus dem Personalcontrolling verwendet, die z. T. auch für die Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung sowie für Lohn und Gehalt wichtig sind. Hierfür bietet die Software zusätzliche APIs an.